拒絕應徵者範例：【信件範本】HR 怎麼寫面試通知、錄取通知和婉拒求職者的 ...

給求職者的面試通知、錄取通知書和未錄取通知該怎麼寫呢？

身為 HR ，你所寄出的每一封信都代表著公司的形象，尤其在求職市場中，與求職者保持友好的關係不僅有助於建立企業的雇主品牌，也將替你在人資業界留下好風評。

不論是寄送面試通知給進入面試關卡的求職者、向人選傳遞好消息的錄取通知[1]，或甚至是婉拒優秀求職者的未錄取通知信、感謝函，身為 HR 的你，都該在通知信中用理性且友善的口吻，感謝求職者在這段時間的努力與付出。

不過，要寫好面試通知、錄取通知書和未錄取的感謝函，就有許多需要注意的眉角了。參考這篇文章的步驟教學與範本，一起來看看 HR 該如何寫出得體又不失專業的通知信！

HR 該如何撰寫面試通知信？

寄給求職者的面試通知信不需要長，而是要清楚表達出以下重點——

你是誰：禮貌表明自己是哪家企業的 HR從哪裡得知求職者的資訊：是從人力銀行、自家履歷信箱或經由其他人轉介等管道？邀請面試的資訊：包含邀請求職者面試的職位、面試時間、面試官的職稱、參與面試人數與面試需要的準備事項等聯絡資訊：公司地址、公司電話、HR 電話或 Email，方便求職者聯繫

當然，在面試通知信中除了這些必要資訊，還能夠適時補充和求職者應徵相關的內容。例如，面試通常會經歷幾個關卡、前往公司的大眾交通方式等，都能讓求職者感受到 HR 的貼心與專業，而不只是冷冰冰的面試通知信。

HR 該如何快速撰寫出一封面試通知信呢？可以參考這個面試通知信的架構、範本，建議整封信不超過 500 字，並視情況輔以大小標、列點說明：

面試通知信的「標題」

為了避免任何誤會，面試通知信的標題要直接了當，表明是哪家公司邀約哪個職缺的面試，並在邀約面試的通知信標題中，附上欲邀請面試的求職者姓名與職位，例如［XX 公司面試邀約＿王大雄＿資深前端工程師］。

面試通知的「信件開頭」

和標題的作用類似，面試通知的信件開頭，你需要清楚介紹自己是某某公司的 HR，在哪個管道看到求職者的履歷後十分印象深刻，因此寄出這封面試通知信，希望邀請來公司面試。

面試通知的「信件中段」

面試通知的信件中段便是整封通知信的重點，如果可以，建議用列點方式呈現，會讓收件的求職者更一目瞭然。

你可以在面試通知信中提...